Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


Adatvédelmi nyilatkozat

A Hajdú Rendészeti Sportegyesület
adatvédelmi tájékoztatója

 

Bevezető
A Hajdú Rendészeti Sportegyesület (rövidített név: HRSE) tájékoztatja az eseményein (rendezvények, versenyek, programok, edzések) résztvevőket, valamint a nevezési, regisztrációs felületeire regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A HRSE mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

Az adatkezelő adatai:
Név: Hajdú Rendészeti Sportegyesület (HRSE)
Székhely: 4028 Debrecen, Mikes Kelemen utca 4.
Postacím: 4028 Debrecen, Mikes Kelemen utca 4.
Nyilvántartási szám: 09-02-0004082
Adószám: 
18270095-1-09
E-mail-cím: hrsedebrecen@gmail.com hrse@hotmail.hu
Telefonszám: +36-70/371-75-42
Honlap: www.hrse.eu

Az adatkezelés jogalapja
Az eseményeinkre való nevezésével, regisztrációval, szolgáltatásaink megrendelésével, termékeink megvásárlásával, hírleveleinkre és edzésterveinkre való feliratkozásával ön szerződést köt velünk a meghatározott szolgáltatások teljesítésére, illetve termékek megvásárlásra.

A személyes adatok kezelésének jogalapja a szerződés teljesítéséhez (események lebonyolítása) szükséges adatok esetében a szerződés teljesítése. Ezek az adatok az online nevezési felületbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja az ön hozzájárulása.

Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek és SMS-ek küldéséhez. Ez a hozzájárulás a többi adattól függetlenül bármikor visszavonható. A visszavonás nem akadálya a rendezvényeken való részvételnek.

A HRSE megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek, regisztrálhassanak eseményeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést, regisztrációt végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez.

Az adatkezelés célja és időtartama
A HRSE által folytatott adatkezelés általános célja:

  • ügyfeleink beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések, regisztrációk rögzítése,
  • az általunk szervezett események lebonyolítása,
  • ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
  • pénzügyi nyilvántartások vezetése,
  • statisztikák, elemzések összeállítása,
  • kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
  • eseményeinken felmerülő egészségügyi probléma esetén az ügyfél által megadott hozzátartozó értesítése,
  • szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.

Adatbázisunkban szereplő ügyfeleink a jövőben is bármikor nevezhetnek, regisztrálhatnak eseményeinkre, vagyis beazonosításuk meghatározatlan ideig szükséges lehet. Kedvezmények biztosításához, versenysorozatok nyilvántartásához, PR tevékenységünkhöz szintén meghatározatlan ideig szükséges lehet az adatokhoz való hozzáférés. Ezért adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján általában ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük. Azonban a háromévenkénti felülvizsgálat során törölhetjük olyan ügyfelek adatait, akik csak kisebb eseményekre neveztek, és több éve nem volt új regisztrációjuk.

Marketingtevékenységünk részletezése

Marketingtevékenysége keretében a HRSE

  • statisztikai elemzéseket végez abból a célból, hogy javíthassa szolgáltatásait és megalapozza akcióit,
  • célcsoportokat képez ügyfélköréből, akiket egy adott szolgáltatás vagy akció érdekelhet, illetve akik számára az akciókat meghirdeti,
  • e-mailben hírleveleket, reklámokat küld ki,
  • SMS-ben reklámokat küld ki (ezzel a lehetőséggel ritkán élünk, elsődleges direktmarketing-eszközünk az e-mail),
  • felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez ügyfeleinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).

Adattovábbítás külföldre
A HRSE semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre, azonban fenntartja a jogot, hogy szükség esetén a felhőbe költöztesse virtuális szervereit. Erről bővebben olvashat a szerverekről szóló szakaszban.

A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat.

Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés esetén tranzakcióazonosító). 

Adatfeldolgozó partnereink
Versenyeink egy részén chipes időmérést biztosítunk a versenyzők részére. Időmérő partnerünknek az adott versenyen részt vevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk.

Honlapunkon az egyes események információjánál, valamint a versenykiírásokban tüntetjük fel az aktuális időmérőt.

Céges szervezésben nevező ügyfeleink adatait a cégük gyűjti össze és továbbítja számunkra. Az adatkezelő ebben az esetben is a HRSE.

Rajt- és eredménylisták
Eseményeinken egyes esetekben a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, nemét, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a nettó és bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.

Ügyfeleink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez.

E-mailek és SMS-ek küldése

E-mailt küldünk minden ügyfelünknek

  • az online nevezési rendszerbe történt sikeres regisztrációról,
  • a sikeres nevezésről a személyes nevezés kivételével (visszaigazoló levél),
  • jelszócsere kezdeményezése esetén,
  • a versenyekkel kapcsolatos tudnivalókról,
  • az időméréses versenyek után (eredményközlő levél),
  • szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.

SMS-t küldünk

  • egyes versenyeinken a befutás után az időeredmény közlésére,
  • egyes eseményeinken az eseménnyel kapcsolatos érdemi információ közlésére,
  • rendkívüli esemény bekövetkezésekor, ha a versenyzőket az idő rövidsége miatt nem tudjuk másképp értesíteni (pl. erős vihar miatt az utolsó pillanatban le kell fújni egy versenyt).

A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.

Reklámcélú e-mailt és SMS-t, hírlevelet csak annak küldünk, aki ehhez hozzájárulását adja. Ez a hozzájárulás bármikor visszavonható, például a minden hírlevelünk alján szereplő leiratkozási funkcióval, az online nevezési rendszerben az adatmódosítás gombra kattintva vagy külön e-mailben.

Az adatok megismerésére jogosultak köre
Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez egyesületen belül csak azon tagok, önkéntesek jogosultak, akik nevezéssel, regisztrációval kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik az ügyfelek esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. 

A fent említett körbe tartoznak:

  • a neveztetők és adatrögzítők,
  • a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
  • a pénzügyi dolgozók,
  • a marketinges dolgozók.

Űrlapos adatkérések
Egyes esetekben a https://docs.google.com/formsonline felületen keresztül kérünk adatokat ügyfeleinktől. Az itt megadott adatokat ezzel foglalkozó munkatársaink e-mailben kapják meg.

Az adatkezelésben érintett szervereink helye
A HRSE adatkezelésének helye az egyesület székhelye 4028 Debrecen, Mikes Kelemen utca 4.)

Weboldalunkat az eOldal.hu szolgáltató szolgáltatja, Centrál Digitális Média Kft., Montevideo u 9. 

1037 Budapest. https://www.eoldal.hu/adatvedelem/

Virtuális szervereket üzemeltetünk a OneDrive és a Google Drive felhőjében, amelyekre a fent felsorolt szolgáltatások egy részét bármikor áttelepíthetjük a terhelés optimalizálása céljából. 

A OneDrive GDPR-megfelelőségi nyilatkozata itt érhető el:

https://account.microsoft.com/privacy/

A Google Drive GDPR-megfelelőségi nyilatkozata itt érhető el:

https://policies.google.com/privacy?hl=hu

A weboldalak látogatásakor keletkező adatok
A webszervereink automatikusan tárolhatnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A weboldalunk felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:

  • a látogatás időpontja,
  • a megtekintett oldal címe,
  • a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
  • a látogató IP-címe,
  • a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.

A versenyzőkről/ügyfelekről tárolt adatok

A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl. rajtszámozás, rajtzónákba sorolás, kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.

A pólóméretet részben azért kérjük, hogy az adott versenyen a megfelelő pólókat tudjuk megrendelni, részben azért, hogy ha későbbi rendezés során pólót is tudunk biztosítani, akkor legyen méretsorozatunk, amelynek alapján becsülni tudjuk az egyes méretekből szükséges mennyiséget. Tehát ha egy nevezéshez elkérjük a pólóméretet, abból nem következik, hogy azon a versenyen pólót is tudunk adni – csak akkor, ha az eseményinformációnál a nevezési díj tartalma rovat ezt tartalmazza.

Alapadatok:

  • teljes név
  • születési dátum
  • állandó / levelezési cím,
  • állampolgárság,
  • telefonszám,
  • e-mail-cím,
  • szerv, munkahely megnevezése (ha van, nem kötelező),
  • egyesület (ha van, nem kötelező),
  • számlázási név és cím

Az egyes eseményekhez tartozó nevezési adatok:

  • verseny tényleges ideje, kategória
  • befizetett nevezési díj, fizetési mód, dátum
  • pólóméret
  • cégnév (ha a cég fizeti a nevezését)
  • baleset esetén értesítendő hozzátartozó neve, telefonszáma

16 év alattiak regisztrációja

Versenyeinkre, rendezvényeinkre 16 év alatti fiatalok is nevezhetnek. Ezt minden esetben szülői írásos hozzájáruláshoz kötjük. 

A regisztrációkor elkérjük a szülő e-mail-címét, amelyre értesítést küldünk a 16 év alatti ügyfél regisztrációjáról, és biztosítjuk a tiltakozás jogát. Ezt az e-mail-címet a 16. életév betöltése után töröljük.

Adatok törlése

Ügyfeleink a törvény alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. 

Az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján az adatkezelési hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve saját vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis épségének megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik. 

Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak a rendszergazda férhet  hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat, például ne változzék a versenyre nevezők száma és statisztikai összetétele. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre (ha Ön benevezett valakit, akkor neki problémája lehetne belőle, ha nem tudjuk tisztázni a nevezés részleteit), illetve, hogy ne töröljük a teljes csapat nevezését és eredményeit azért, mert egy csapattag az adatai törlését kérte.

Ennek alapján csak azoknak az ügyfeleknek az adatait tudjuk teljesen törölni, akik soha nem neveztek versenyeinkre, azaz csak beregisztráltak.

Ha Ön az adatait töröltette, a későbbiekben újra nevezhet eseményeinkre.

Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben úgy érzi, hogy a HRSE vagy annak valamely dolgozója megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot velünk valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.

Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.

Ha úgy véli, hogy a HRSE problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1534 Budapest Pf.:834
Cím: 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Telefon: 06-1/391-1400
Fax: 36-1/391-1410
e-mail-cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: www.naih.hu
Elnök: Dr. Péterfalvi Attila

A HRSE kikötése
Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy szükséges esetben adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését.